近年、自動集計化が進む勤怠管理。
勤怠管理とは、従業員の労働時間を適正に把握するため《出勤・退勤・休憩時間・欠勤・遅刻・休日の取得状況》などを管理するために必要な業務のひとつです。
日本の中小企業は、今でも紙ベースのタイムカードを使用し、エクセルなどを用いて管理しているケースが多くみられます。
2019年4月に改正された労働基準法により、ますます個々の「労働時間」や「休暇取得状況」を正確に把握する重要性が高まり、今以上に細かな勤怠管理業務が求められます。
残業業務の管理をはじめ、テレワーク、社外勤務などリアルタイムに打刻できない勤務形態の場合、紙ベースのタイムカードでは、業務負担は増えるばかり。
今回は、打刻から集計まですべてシステム上で完結し、業務の効率化を行うことが可能なタイムカードの電子化について詳しく解説致します。
①タイムカードは電子化がおススメ（電子化のメリット）
・集計時間が短縮
紙ベースのタイムカードの場合、集計業務はすべて手作業で行います。そのため多くの時間を要し、業務負担が大きい作業のひとつでした。
勤怠管理業務を電子化することにより、打刻集計の自動化が可能となり、集計業務の大幅な短縮ができるようになります。
また、法改正に伴い、複雑な勤務形態にも自社で簡単に変更することができるため、さらに業務の効率化が図れます。
・集計ミスがなくなる
集計業務は、勤務時間ではなく正確な労働時間を把握する必要があります。
すべてが手作業な紙ベースのタイムカードやエクセルで勤怠を管理する場合、リアルタイムに打刻できないため、正確な賃金が支払えない・残業代の不払いなど、さまざまなミスを引き起こしてしまうケースも考えられます。
そのため、入力ミスが発生しないよう入念なチェック作業が欠かせません。再チェックや再対応の手間は、管理部門の業務負担は相当なものです。
勤怠管理業務の電子化することによって、集計作業は自動化され集計ミスは大幅に改善されます。
・給料ソフトでデータ活用
給料ソフトに、予め従業員の情報などを入力しデータ化することによって、自動で給与計算・給与明細書の作成、年末調整までを行うことができます。
簡単に打刻でき、正確なデータを収集できるため、給与計算時の作業工程を大幅に短縮することが可能です。
・ペーパレスでも地球にやさしい。
紙ベースのタイムカードは毎月、従業員1人1枚のペースで使用するケースがほとんどです。多くの費用と資源（タイムカード本体・インクリボンなど）を使う必要がありました。
電子化にすることによって、ペーパレスとなり予算はもちろん、世界中で課題とされている温暖化対策にも貢献出来ます。
また、労働者名簿・賃金台帳だけでなく、タイムカードなどの勤怠管理書類も3年間保存する必要がありますが、電子化することで保管スペースも最小限でOKです。
② いろいろある勤怠管理サービスの種類
・専用端末型（タイムレコーダータイプ）
専用端末型とは、専用のタイムレコーダー端末とパソコンを接続し、出勤・退勤時間を簡単に記録し、管理できるシステムです。
メリットは、簡易的なシステム仕様なため、気軽に導入することができます。
デメリットとして、管理機能は出退勤の記録がメインとなるため、広範囲での勤怠管理を行いたい場合には向いていません。
・タブレット端末型
タブレット端末型は、iPadをタイムレコーダーとして使用する方法です。現在、市場では多くの勤怠管理業務アプリが登場しています。
アプリよっては一部無料で利用できるサービスなども備わっているため、比較的導入しやすく、今注目の管理システムです。
・クラウド型
クラウド型タイプは、インターネット上で提供されているサービスを契約し、利用するタイプの勤怠管理業務システムです。
クラウド型の最大の特徴は、自社で事前にサーバーなどの準備が不要。出退勤の記録は専用端末であるタイムレコーダー等のではなく、直接パソコンやタブレット、スマートフォンを利用するため、新たな設備投資や、サーバ管理にかかるコストは必要ありません。
ただし、万が一サービス提供側の不具合が発生した場合、会社側からは対処出来ないため、システムが使用不能となる可能性があります。
③ おすすめサービス３選
・タブレットタイムレコーダー
『タブレット タイムレコーダー』は、クラウド勤怠管理システム市場、国内トップクラスのシェアを誇る「ネオレックス」が開発したiPad用タイムレコーダーアプリです。
従来の製品とは異なり、写真やグラフ、ビデオメッセージなどの新発想の機能が備わった高機能ながら安価、さらに月額費用が無料の画期的なタイムレコーダー アプリとなっています。
また、《学習塾・学童保育・習い事教室など》では、入退室メールシステムとしても利用されています。
・スマレジタイムカード
『スマレジ・タイムカード』は、いくつものツールを必要とせず、アプリ1つでさまざまなデータを一元管理できるクラウド型勤怠管理サービスです。
スマレジ・タイムカードでは、《給与計算・休暇管理・シフト管理・日報・プロジェクト管理・勤怠管理》など勤怠情報を正確に記録し、管理するだけでなく、人事労務に関する機能が充実しています。また、勤怠管理だけなら無料でご利用いただけます。
GPSやバーコードなどの不正防止機能も充実しているほか、ユニークな機能として打刻時の写真撮影や笑顔認証などが備わっています。
・ジョブカン
導入実績40000社以上。ITトレンド年間ランキング「勤怠管理・就業管理」部門4年連続No.1の実績を誇るクラウド型システム『ジョブカン』。
ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理業務に必要な《出勤管理・シフト管理・有休管理・残業管理》など、全ての業務がこれ1つで管理できるシフト管理システムです。
初めての方でもすぐに利用できるシンプルな操作方法が特徴的。
また、無料プランから利用できるため、紙ベースのタイムカードと比べてコストはもちろん、業務時間も大幅に削減します。
まとめ
働き方改革に伴い法改正が進むこの時代、勤怠管理の徹底は中小企業の課題のひとつとなっています。
同時に、勤怠管理業務は電子化が進み《コスト・機能・簡易》とさまざまな進化を遂げ、管理部門の業務負担は大幅に軽減することが可能になっています。
企業規模や現在の特殊な勤務形態（業種・業態を問わず）、に合わせて最適な勤怠管理システムを見つけることが勤怠管理の業務を効率化し、企業のコンプライアンス強化にも繋がります。
まだ紙ベースのタイムカードで勤怠管理業務を使用していませんか？
ぜひこの機会に、自社に適した勤怠管理業務の電子化の導入を検討してみてください。
